Maud van der Horst

• Telefoon: +31 6 41234567
• E-mail: maud.vanderhorst@email.com
• Locatie: Rotterdam, Netherlands
• LinkedIn: maudvanderhorst

Samenvatting

Jarenlange ervaring in het bieden van strategische en operationele ondersteuning aan directieleden en senior management, met een bewezen vermogen om complexe agenda's te beheren en projecten soepel te laten verlopen. Specialisatie in het stroomlijnen van administratieve processen en het verbeteren van de efficiëntie binnen dynamische kantooromgevingen.

Bedreven in projectcoördinatie, evenementenbeheer en het voorbereiden van presentaties voor Raad van Bestuur-vergaderingen. Voortdurend gericht op proactieve oplossingen en het handhaven van een hoge mate van discretie en professionaliteit.

Werkervaring

Executive Secretaresse Directie, Havenbedrijf Rotterdam N.V. -- Rotterdam, Netherlands

September 2018 – heden

• Biedt uitgebreide administratieve en organisatorische ondersteuning aan de CEO en de CFO, inclusief complex agendabeheer, reisplanning en correspondentie.

• Coördineerde en faciliteerde meer dan 50 directie- en Raad van Commissarissen vergaderingen, inclusief opstellen van agenda's, notuleren en opvolgen van actiepunten.

• Beheerde het projectbudget voor directie-initiatieven, resulterend in een kostenbesparing van gemiddeld 10% op jaarbasis door efficiënte inkoop en onderhandeling.

• Implementeerde een nieuw digitaal archiveringssysteem voor vertrouwelijke documenten, wat de zoektijd met 25% reduceerde en de beveiliging verbeterde.

Management Assistent, KPN B.V. -- Rotterdam, Netherlands

Maart 2014 – Augustus 2018

• Ondersteunde twee divisiedirecteuren bij hun dagelijkse taken, inclusief e-mailbeheer, afspraken plannen en het voorbereiden van rapportages.

• Organiseerde diverse interne en externe evenementen en bijeenkomsten voor teams van 50+ personen, van concept tot uitvoering.

• Stroomlijnde het proces voor declaraties en onkostenvergoedingen, wat leidde tot een vermindering van de verwerkingstijd met 15%.

• Fungeerde als primair contactpunt voor interne en externe stakeholders, waarbij een professionele en servicegerichte houding werd gehandhaafd.

Opleiding

Hogeschool Rotterdam, HBO Bachelor in Management Assistent -- Rotterdam, Netherlands

September 2010 – Februari 2014

Albeda College, MBO Niveau 4 in Secretarieel Medewerker -- Rotterdam, Netherlands

September 2006 – Juni 2010

Vaardigheden

Directieondersteuning: Agendabeheer, Reisplanning, Correspondentie, Notuleren, Presentatievoorbereiding, Discretie, Prioriteiten stellen

Administratieve Vaardigheden: Documentbeheer, Archivering, Databeheer, Procesoptimalisatie, Kantoororganisatie, Rapportage

Software & Tools: Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams), SharePoint, SAP, Concur, Zoom, Google Workspace

Communicatieve Vaardigheden: Effectieve Communicatie, Interpersoonlijke vaardigheden, Relatiebeheer, Presenteren, Onderhandelen, Nederlands (moedertaal), Engels (vloeiend)

Projectmanagement: Projectcoördinatie, Evenementenbeheer, Tijdmanagement, Budgetbewaking, Stakeholder management