Lea Hoffmann

• Telefon: +49 1512 3456789
• E-Mail: lea.hoffmann@email.com
• Standort: Berlin, Germany
• LinkedIn: lea-hoffmann-berlin

Zusammenfassung

Mehr als 10 Jahre Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften und Geschäftsleitungen in schnelllebigen Umgebungen, mit Fokus auf optimierte Arbeitsabläufe und verbesserte Kommunikation. Erfolgreich in der Verwaltung komplexer Terminkalender, der Koordination von Reisen und der Vorbereitung wichtiger Präsentationen für Vorstandsmitglieder. Nachweisliche Fähigkeit, vertrauliche Informationen diskret zu behandeln und ein hohes Maß an Professionalität zu wahren.

Berufserfahrung

Chefsekretärin des Vorstands, Siemens AG -- Berlin, Germany

März 2018 – gegenwärtig

• Verantwortlich für die umfassende administrative Unterstützung von drei Vorstandsmitgliedern, einschließlich Terminplanung, Reisekoordination und Korrespondenzmanagement.

• Organisierte und koordinierte über 50 internationale Geschäftsreisen pro Jahr, einschließlich Visa-Anträgen und detaillierter Reiserouten, was zu einer reibungslosen Abwicklung führte.

• Erstellte und bearbeitete vertrauliche Präsentationen und Berichte für Aufsichtsratssitzungen und interne Strategie-Meetings, wobei die Lieferfristen stets eingehalten wurden.

• Implementierte ein neues digitales Dokumentenmanagementsystem, das die Zugriffszeiten auf wichtige Unterlagen um 15% reduzierte und die Effizienz steigerte.

• Verwaltete ein Budget von über 50.000 € für Bürobedarf und spezielle Projekte, mit einer durchschnittlichen Einsparung von 5% durch geschickte Lieferantenverhandlungen.

Assistentin der Geschäftsleitung, Deutsche Bank AG -- Berlin, Germany

September 2013 – Februar 2018

• Unterstützte die Geschäftsleitung im Bereich Corporate & Investment Banking bei allen administrativen und organisatorischen Aufgaben.

• Koordinierte und organisierte interne sowie externe Meetings, einschließlich der Vorbereitung von Agenden und der Protokollführung.

• Verantwortlich für das Onboarding von 10+ neuen Mitarbeitern im Managementbereich, einschließlich der Einrichtung von Arbeitsplätzen und der Einarbeitung in interne Prozesse.

• Bearbeitete und leitete Kundenanfragen effizient weiter, wodurch die Kundenzufriedenheit verbessert wurde.

• Verwaltung der Korrespondenz und des E-Mail-Verkehrs, wodurch die Reaktionszeiten der Geschäftsleitung um 20% verkürzt wurden.

Ausbildung

Hochschule für Wirtschaft und Recht Berlin, Zertifikat in Büromanagement und Sekretariat -- Berlin, Germany

September 2012 – August 2013

Oberstufenzentrum Büromanagement und Dienstleistungen, Staatlich geprüfte kaufmännische Assistentin in Kaufmännische Assistenz -- Berlin, Germany

September 2009 – Juli 2012

Fähigkeiten

Bürosoftware & Tools: Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams), SAP, Concur, SharePoint, Zoom, Asana, Trello, Google Workspace

Administrative Kompetenzen: Terminmanagement, Reisekoordination, Korrespondenzmanagement, Protokollführung, Dokumentenmanagement, Berichterstellung, Budgetverwaltung, Projektassistenz, Eventorganisation

Kommunikation & Sprachen: Verhandlungssicheres Deutsch (Muttersprache), Fließendes Englisch (C1), Präsentationsfähigkeiten, Interkulturelle Kommunikation

Organisatorische Fähigkeiten: Prioritätenmanagement, Zeitmanagement, Problemlösung, Diskretion, Genauigkeit, Proaktives Handeln, Teamfähigkeit